Trong một trang tính của Excel, có một bảng dữ liệu lớn theo dõi hoạt động bán hàng của một cửa hàng bán lẻ với khá nhiều hàng, nhiều cột (ví dụ các cột: tên nhân viên, ngày bản, số lượng, đơn giá, thành tiền,...). Nếu được yêu cầu làm báo cáo tổng hợp cuối quý từ bảng dữ liệu lớn này về doanh số hàng tháng của từng nhân viên thì em làm như thế nào?

Cho bảng tính Điểm tổng kết cuối năm của lớp em. Dữ liệu đã cho trong bảng ngoài hai cột STT, Họ và tên còn có các cột điểm trung bình các môn: Toán, Ngữ Văn, Tin học, .... Dữ liệu cần tính là hai cột Điểm trung bình và Xếp loại ở cuối bảng. 

1) Tính cột Điểm trung bình như sau:

Giả sử bạn có các cột như sau: STT, Họ và tên, Toán, Ngữ Văn, Tin học, và các môn học khác. Đặt các tiêu đề cột này từ cột A đến cột F (hoặc nhiều hơn tùy số môn học), và bạn muốn tính Điểm trung bình ở cột G.

Bước 1: Xác định số cột môn học, ví dụ các môn học nằm từ cột C đến cột E.

Bước 2: Ở ô G2 (cột Điểm trung bình), nhập công thức tính trung bình cộng: =AVERAGE(C2:E2)

Bước 3: Kéo công thức từ ô G2 xuống cuối danh sách học sinh để tính Điểm trung bình cho tất cả học sinh.

2) Xếp loại học sinh như sau:

Bước 4: Ở ô H2 (cột Xếp loại), nhập công thức để xác định mức xếp loại:

=IF(G2<5, "Chưa đạt", IF(G2<7, "Đạt", "Trên đạt"))

Bước 5: Kéo công thức từ ô H2 xuống cuối danh sách học sinh để xếp loại cho tất cả học sinh.

3) Lập bảng tổng hợp thống kê số lượng học sinh theo mức xếp loại

Bước 6: Xác định vùng dữ liệu cho cột Xếp loại, ví dụ từ H2 đến H101 (giả sử bạn có 100 học sinh).

Bước 7: Tạo bảng thống kê bằng cách sử dụng hàm COUNTIF.

Ở một vị trí thích hợp trong bảng tính (giả sử từ ô J1), bạn có thể đặt tiêu đề là "Xếp loại" và "Số lượng". Ví dụ:

J1: Xếp loại

K1: Số lượng

J2: Chưa đạt

J3: Đạt

J4: Trên đạt

Ở ô K2, sử dụng công thức sau để đếm số lượng học sinh có xếp loại "Chưa đạt": =COUNTIF(H2:H101, "Chưa đạt")

Ở ô K3, sử dụng công thức sau để đếm số lượng học sinh có xếp loại "Đạt":=COUNTIF(H2:H101, "Đạt")

Ở ô K4, sử dụng công thức sau để đếm số lượng học sinh có xếp loại "Trên đạt": =COUNTIF(H2:H101, "Trên đạt")

Nhập bảng dữ liệu là danh sách học sinh với các trường Họ và tên, Giới tính, Tuổi như Hình 5a.

1)  Tạo bảng thống kê số lượng học sinh theo từng nhóm tuổi với khoảng là 10.

Bước 1: Khởi tạo bảng Pivot, chọn trường phân loại cần quan tâm “Tuổi”, đánh dấu chọn khối ô trong cột mang tên “Tuổi” > Chọn lệnh Insert > PivotTable > OK > Kéo thả “Tuổi” vào vùng ROWS và ∑ VALUES > nháy chọn Sum of Tuổi > chọn Value Field Setting > Chọn COUNT > OK

Bước 2: Thiết lập lựa chọn ghép nhóm các giá trị trong trường tuổi

2) Tạo bảng thống kê số lượng học sinh theo tuổi và giới tính. Nói cách khác, cần tạo bằng tần số theo tuổi được ghép nhóm hai chiều: Tuổi (với khoảng là 10) và Giới tính (để tách riêng cho Nam và Nữ).

- Bước 1: Khởi tạo bảng Pivot và chọn hai trường phân loại cần quan tâm ( Giới tính và Tuổi)