Giải chuyên đề Tin 12 Cánh diều Bài 3. Chia sẻ dữ liệu, trao đổi thông tin và chuẩn bị báo cáo cho dự án có đáp án

Nhóm Zen Tech chia sẻ tài liệu và thảo luận bằng cách sử dụng các ứng dụng mạng xã hội phổ biến hiện nay như Zalo, Facebook Messenger. Các cách này thường khó tìm kiếm lại tài liệu và nội dung đã trao đổi, chia sẻ trong nhóm. Microsoft Project, khi được sử dụng đúng cách và kết hợp với các công cụ hỗ trợ khác như Gmail, Google Drive hoặc Microsoft Teams, có thể cải thiện việc quản lý và tìm kiếm tài liệu so với các ứng dụng mạng xã hội như Zalo hay Facebook Messenger. Một số tính năng mà nhóm Zen Tech có thể thực hiện để tối ưu hóa việc sử dụng MS Project và khắc phục các hạn chế của các ứng dụng mạng xã hội trên là:

- Liên kết với các công cụ giao tiếp và lưu trữ: Sử dụng Gmail và Google Drive để trao đổi thông tin và lưu trữ tài liệu lớn. Microsoft Teams cũng là một lựa chọn tốt cho giao tiếp và chia sẻ tài liệu.

- Sử dụng MS Project để quản lý và lưu trữ thông tin dự án: Tổ chức các công việc và tài liệu một cách hệ thống trong MS Project.

Nhóm ZenTech cần chia sẻ tài liệu và trao đổi thông tin khi thực hiện các công việc của dự án, ví dụ chia sẻ ảnh, video và bài viết về trường. Để chia sẻ tài liệu và trao đổi thông tin khi thực hiện các công việc của dự án, mỗi nhóm thành viên của dự án chia sẻ tài liệu trong một thư mục dùng chung. Nhóm nên sử dụng dịch vụ của Google Drive để làm thư mục chung và MS Project sẽ cho phép gán và dẫn dẫn đường link đến thư mục dùng chung. Hơn nữa, có thể gắn gắn địa chỉ Email của từng thành viên giúp trao đổi thông tin và gửi các tệp thông tin dữ liệu đính kèm qua Email.

- Một số bước ngắn gọn để chia sẻ tài liệu lên thư mục dùng chung cho từng công việc của dự án

+ Bước 1: Tạo và chia sẻ thư mục dùng chung trên Google Drive.

+ Bước 2: Gắn đường link liên kết đến thư mục dùng chung

- Các bước ngắn gọn sử dụng MS Project để trao đổi thông tin và gửi tệp đính kèm

+ Bước 1: Gán địa chỉ email của từng thành viên vào công việc mà thành viên đó tham gia.

+ Bước 2: Chia sẻ thư mục dùng chung và trao đổi thông qua email

Bản báo cáo về hiện trạng dự án sẽ giúp đánh giá tính hiệu quả và chất lượng dự án, phát hiện những vấn để nảy sinh để tìm giải pháp khắc phục. Để chuẩn bị báo cáo về hiện trạng của dự án bằng Microsoft Project, có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở Dự án trong Microsoft Project: Mở Microsoft Project, sau đó mở tệp dự án.

Bước 2: Cập nhật Tiến độ và Tình trạng Dự án

- Cập nhật nhiệm vụ:  Chọn nhiệm vụ và cập nhật tiến độ dự án.

- Kiểm tra mốc thời gian, cập nhật tài nguyên

Bước 3: Tạo Các Báo cáo Hiện Trạng

Microsoft Project cung cấp một số mẫu báo cáo tích hợp mà bạn có thể sử dụng để đánh giá tình trạng dự án. Bạn có thể tạo các báo cáo như:

- Project Overview Report: Truy cập báo cáo, chọn "Dashboards", chọn "Project Overview", gồm có: 

- Tasks Status Report: Hiển thị tình trạng của các nhiệm vụ, bao gồm nhiệm vụ đã hoàn thành, đang thực hiện và chưa bắt đầu.

- Truy cập báo cáo: Đi đến tab "Report".

- Chọn "In Progress": Sau đó chọn "Task Status".

- Resource Overview Report: Đánh giá hiệu suất sử dụng tài nguyên, bao gồm tài nguyên đã sử dụng và tài nguyên còn lại, gồm có: 

+ Truy cập báo cáo: Đi đến tab "Report".

+ Chọn "Resources": Sau đó chọn "Resource Overview".

Bước 4: Tùy chỉnh Báo cáo (Nếu Cần)

- Chỉnh sửa biểu đồ và bảng: Bạn có thể chỉnh sửa các biểu đồ và bảng trong báo cáo để phản ánh chính xác thông tin bạn muốn hiển thị. Nhấp chuột phải , Chọn "Edit": Thực hiện các thay đổi cần thiết. Thêm ghi chú hoặc bình luận: Thêm các ghi chú hoặc bình luận vào báo cáo để làm rõ hơn các vấn đề hoặc đề xuất giải pháp.

Bước 5: Xuất Báo cáo

- Xuất sang PDF hoặc Excel: Xuất sang PDF: Đi đến tab "File", chọn "Export", sau đó chọn "Create PDF/XPS". Xuất sang Excel: Đi đến tab "Report", chọn "Copy Report", sau đó dán vào một tệp Excel.

Bước 6: Chia sẻ Báo cáo

- Chia sẻ qua Email: Đính kèm PDF hoặc tệp Excel: Đính kèm báo cáo vào email và gửi cho các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan khác.

Để giúp nhóm Zen Tech chia sẻ thông tin và tạo báo cáo cho dự án "Fanpage trường THPT An Thọ", bạn có thể sử dụng Microsoft Project kết hợp với Microsoft Teams và OneDrive. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện các yêu cầu cụ thể:

1. Chia sẻ tài liệu và trao đổi thông tin liên quan đến cách thức biên tập và chỉnh sửa nội dung công việc "Biên tập bài giới thiệu về Trường"

* Sử dụng Microsoft Teams và OneDrive:

Bước 1: Tạo nhóm và kênh trong Microsoft Teams

1. Mở Microsoft Teams: Đăng nhập vào Microsoft Teams.

2. Tạo nhóm: Tạo một nhóm mới cho dự án "Fanpage trường THPT An Thọ".

- Chọn "Teams" trong thanh điều hướng bên trái.

- Nhấp vào "Join or create a team" > "Create a team".

- Đặt tên nhóm là "Fanpage trường THPT An Thọ".

2. Tạo kênh: Tạo một kênh chuyên biệt cho công việc "Biên tập bài giới thiệu về Trường". Trong nhóm mới tạo, nhấp vào ba chấm (...) bên cạnh tên nhóm và chọn "Add channel". Đặt tên kênh là "Biên tập bài giới thiệu".

Bước 2: Chia sẻ tài liệu và trao đổi thông tin

-  Chia sẻ tài liệu: Tải tài liệu liên quan lên kênh "Biên tập bài giới thiệu". Trong kênh, chọn tab "Files" và nhấp vào "Upload" để tải tài liệu từ máy tính lên.

-  Trao đổi thông tin: Sử dụng tab "Posts" để thảo luận và trao đổi thông tin. Tạo các bài đăng hoặc bắt đầu cuộc trò chuyện để thảo luận về cách biên tập và chỉnh sửa nội dung. Thành viên nhóm có thể trả lời, bình luận và chia sẻ ý kiến trực tiếp trong kênh.

* Tạo báo cáo tổng quát về nguồn nhân lực cho dự án

Bước 1: Cập nhật thông tin tài nguyên trong Microsoft Project

- Mở dự án trong Microsoft Project: Khởi động Microsoft Project và mở tệp dự án "Fanpage trường THPT An Thọ".

- Cập nhật tài nguyên: Đảm bảo tất cả các tài nguyên (nhân lực) đã được thêm vào dự án. Chọn tab "Resource" > "Resource Sheet".Thêm các tài nguyên cần thiết (tên, loại tài nguyên, mức độ sử dụng).

Bước 2: Tạo báo cáo tổng quát về nguồn nhân lực

- Chọn dải lệnh Report: Đi đến tab "Report" trên thanh công cụ.

- Chọn Resource Overview: Trong danh sách các tùy chọn, chọn "Resources". Chọn "Resource Overview".

Bước 3: Tùy chỉnh và xuất báo cáo

-  Tùy chỉnh báo cáo: Nếu cần, bạn có thể chỉnh sửa các biểu đồ và thông tin trong báo cáo. Nhấp chuột phải vào các phần báo cáo để chỉnh sửa hoặc định dạng lại.

- Xuất báo cáo: Chọn "File" > "Export" > "Create PDF/XPS" để lưu báo cáo dưới dạng PDF. Hoặc chọn "Copy Report" để dán vào tài liệu Excel hoặc Word.

* Tạo báo cáo về tiến độ thực hiện dự án

Bước 1: Cập nhật tiến độ dự án trong Microsoft Project

- Cập nhật tiến độ nhiệm vụ: Đảm bảo tất cả các nhiệm vụ đã được cập nhật với thông tin tiến độ mới nhất. Chọn nhiệm vụ cần cập nhật.

- Nhập phần trăm hoàn thành hoặc ngày hoàn thành trong tab "Task".

Bước 2: Tạo báo cáo tiến độ dự án với biểu đồ hình cột và quạt tròn

- Chọn dải lệnh Report: Đi đến tab "Report" trên thanh công cụ.

- Tạo báo cáo mới: Chọn "New Report". Chọn "Blank" để tạo báo cáo trống hoặc chọn một mẫu gần đúng với yêu cầu.

Bước 3: Thêm bảng số liệu và biểu đồ vào báo cáo

1. Thêm bảng số liệu: Chọn "Table" từ dải lệnh "Report Tools Design". Chọn các cột dữ liệu cần thiết (nhiệm vụ, tiến độ, ngày bắt đầu, ngày kết thúc).

2. Thêm biểu đồ hình cột: Chọn "Chart" từ dải lệnh "Report Tools Design". Chọn "Column" và chèn vào báo cáo. Chọn dữ liệu để hiển thị trong biểu đồ hình cột (ví dụ: tiến độ các nhiệm vụ chính).

3. Thêm biểu đồ quạt tròn: Chọn "Chart" từ dải lệnh "Report Tools Design". Chọn "Pie" và chèn vào báo cáo. Chọn dữ liệu để hiển thị trong biểu đồ quạt tròn (ví dụ: phân bổ công việc hoặc tiến độ tổng thể).

Bước 4: Tùy chỉnh và xuất báo cáo

1. Tùy chỉnh biểu đồ: Chỉnh sửa các biểu đồ để hiển thị dữ liệu chính xác và dễ hiểu. Nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn "Format Chart Area" để thay đổi kiểu dáng và màu sắc.

2. Xuất báo cáo: Chọn "File" > "Export" > "Create PDF/XPS" để lưu báo cáo dưới dạng PDF. Hoặc chọn "Copy Report" để dán vào tài liệu Excel hoặc Word.

* Chia sẻ báo cáo

Bước 1: Tải lên Microsoft Teams

1. Tải báo cáo lên Teams: Mở kênh phù hợp trong nhóm "Fanpage trường THPT An Thọ". Chọn tab "Files" và tải báo cáo PDF hoặc tài liệu Excel/Word lên.

- Câu a) và câu b) đúng về việc chia sẻ dữ liệu dùng chung và các dạng báo cáo trong MS Project

- Câu c và câu d sai.

Cụ thể từng câu về việc chia sẻ dữ liệu dùng chung và các dạng báo cáo trong MS Project như sau:

a) Tài liệu dùng chung cho các thành viên của dự án có thể được lưu trữ tập trung trên Google Drive.

- Đúng. Vì tài liệu dùng chung cho các thành viên dự án có thể được lưu trữ tập trung trên Google Drive. Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép chia sẻ tài liệu và truy cập từ bất kỳ đâu. Mặc dù Google Drive không phải là một phần của MS Project, nhưng nó có thể được sử dụng đồng thời để quản lý tài liệu.

b) Báo cáo dạng Baseline Cost Report có thể hiển thị dưới dạng biểu đồ.

- Đúng. Vì MS Project cung cấp các báo cáo dạng Baseline Cost Report, và các báo cáo này có thể được hiển thị dưới dạng biểu đồ. MS Project hỗ trợ nhiều loại biểu đồ và báo cáo khác nhau, bao gồm cả báo cáo chi phí cơ sở (baseline).

c) MS Project chỉ hỗ trợ một dạng báo cáo duy nhất về các thông tin dạng thực hiện dự án.

- Sai. Vì MS Project hỗ trợ nhiều dạng báo cáo khác nhau về thông tin thực hiện dự án, bao gồm tiến độ dự án, chi phí, sử dụng tài nguyên, và nhiều hơn nữa. Người dùng có thể chọn từ các mẫu báo cáo có sẵn hoặc tạo báo cáo tùy chỉnh.

d) MS Project không hỗ trợ làm báo cáo về thống kê chi phí của dự án.