Sau khi hoàn chỉnh dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, em lập báo cáo quản lí dự án để gửi Ban Giám hiệu nhà trường xem xét và cấp kinh phí tài trợ thực hiện. Định kì mỗi ngày, gửi báo cáo tiến độ thực hiện cho đại diện Ban Giám hiệu nhà trường để thầy cô nắm tiến độ triển khai và đảm bảo dự án thực hiện đúng hạn. Sau khi hoàn thành dự án, lập báo cáo kết quả dự án và bàn giao toàn bộ dự án lại cho nhà trường.

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, việc sử dụng phần mềm quản lí dự án ProjectLibre đã giúp ích cho em như thế nào trong công tác quản lí tiến độ thực hiện, kiểm soát tài nguyên, chi phí?

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, việc sử dụng phần mềm quản lí dự án ProjectLibre đã giúp ích cho em trong công tác quản lí tiến độ thực hiện, kiểm soát tài nguyên, chi phí như sau:

- Quản lí song song nhiều dự án cùng lúc: Phần mềm quản lí dự án cho phép người quản lí có cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án đang phụ trách và theo dõi tiến độ của từng dự án một cách dễ dàng.

- Quản lí tài nguyên một cách dễ dàng: Thông qua phần mềm quản lí dự án, tình hình nhân sự, vật tư và tài chính được lưu trữ và cập nhật liên tục, rõ ràng, đảm bảo tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.

- Không bị giới hạn về không gian và thời gian: Với khả năng làm việc trực tuyến, việc quản lí dự án có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị di động, giúp các thành viên cùng tham gia dự án cập nhật được tình hình triển khai một cách chính xác, dồng bộ và xuyên suốt, kịp thời thảo luận để ra biện pháp xử lí vấn đề phát sinh, tiết kiệm thời gian và chi phí cho tập thể cũng như cho doanh nghiệp (Hình 1).

- Tăng hiệu quả làm việc của người lao động: Thành viên của dự án có thể theo dõi được tiến độ thực hiện chung của dự án, dự kiến được nhiệm vụ sắp phải thực hiện, chủ động thu xếp thời gian, đảm bảo việc tham gia thực hiện dự án.

- Tăng tính chuyên nghiệp: Việc sử dụng phần mềm quản lí dự án thể hiện được tính chuyên nghiệp của đội ngũ thực hiện dự án trong việc thống nhất số liệu xuyên suốt, nhanh chóng đưa ra giải pháp và cung cấp hệ thống văn bản báo cáo quản lí dự án trực quan.

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, với vai trò người quản lí dự án, em phải thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện đến Ban chấp hành Đoàn trường. Để Ban chấp hành Đoàn trường có thể nắm thông tin một cách đầy đủ, ngắn gọn và nhanh chóng, em sẽ tập trung báo cáo những nội dung cụ thể sau:

- Tiến độ thực hiện dự án: Báo cáo về tiến độ thực hiện các nhiệm vụ trong dự án, đánh giá xem liệu các nhiệm vụ có hoàn thành đúng tiến độ hay không.

- Các điều chỉnh và thay đổi: Thông báo về bất kỳ điều chỉnh nào về ngân sách, tài nguyên, hoặc lịch trình mà dự án cần thực hiện để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.

- Các vấn đề nổi bật và rủi ro: Phản ánh các vấn đề nổi bật hoặc rủi ro đang ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng dự án, đề xuất biện pháp để giải quyết.

- Chi phí thực hiện dự án: Báo cáo về chi phí thực hiện dự án, so sánh với chi phí dự kiến ban đầu và giải thích bất kỳ khoản chi phí nào vượt quá dự tính.

-  Đề xuất từ Ban chấp hành Đoàn trường:  Nếu cần, đưa ra các đề xuất cụ thể với Ban chấp hành Đoàn trường để giúp dự án tiến hành một cách thuận lợi hơn.