Sau khi hoàn chỉnh dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, em lập báo cáo quản lí dự án để gửi Ban Giám hiệu nhà trường xem xét và cấp kinh phí tài trợ thực hiện. Định kì mỗi ngày, gửi báo cáo tiến độ thực hiện cho đại diện Ban Giám hiệu nhà trường để thầy cô nắm tiến độ triển khai và đảm bảo dự án thực hiện đúng hạn. Sau khi hoàn thành dự án, lập báo cáo kết quả dự án và bàn giao toàn bộ dự án lại cho nhà trường.

1. Các mẫu báo cáo quản lí dự án quan trọng:

Báo cáo quản lí dự án là một nhiệm vụ quan trọng, giúp nhà đầu tư và người quản lí dự án có thể đánh giá nhanh, da chiều về tình hình thực hiện, chi phí và tiến độ. Nội dung tài liệu báo cáo quản lí dự án cung cấp thông tin tổng quan và chi tiết về tình trạng hiện tại của dự án, xem là chính thái  tại thời báo cáo.

Tuy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, nhà đầu tư có thể yêu cầu người quản lí dự án tại

dự án báo cáo quản lí dự án mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng hoặc theo từng mốc thời gian cụ thể. Thông qua nội dung báo cáo, các bên liên quan đến dự án có thể cập nhật tiến độ thực hiện dự án cũng như những vấn đề phát sinh của dự án.

2. Tùy vào mục đích sử dụng, một báo cáo quản lí dự án có thể bao gồm những nội dung sau:

- Tổng quan dự án: Thời gian (bắt đầu, kết thúc); Tỉ lệ hoàn thành; Tổng số giờ làm việc; Chi phí và Ghi chú.

- Tiến độ thực hiện dự án: Thông tin nhiệm vụ đã hoàn thành, Nhiệm vụ đang thực hiện và Nhiệm vụ cần chuẩn bị thực hiện.

- Quản lí tài nguyên: Thông tin tình hình phân bố tài nguyên.

- Quản lí chi phí: Thông tin chi phí đã sử dụng, So sánh chi phí thực tế với dự toán. Đánh giá: So sánh kết quả đạt được của dự án với mục tiêu dự kiến lúc dầu.

-  Để xuất: Những nội dung cần hỗ trợ thực hiện

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, việc sử dụng phần mềm quản lí dự án ProjectLibre đã giúp ích cho em như thế nào trong công tác quản lí tiến độ thực hiện, kiểm soát tài nguyên, chi phí?

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, việc sử dụng phần mềm quản lí dự án ProjectLibre đã giúp ích cho em trong công tác quản lí tiến độ thực hiện, kiểm soát tài nguyên, chi phí như sau:

- Quản lí song song nhiều dự án cùng lúc: Phần mềm quản lí dự án cho phép người quản lí có cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án đang phụ trách và theo dõi tiến độ của từng dự án một cách dễ dàng.

- Quản lí tài nguyên một cách dễ dàng: Thông qua phần mềm quản lí dự án, tình hình nhân sự, vật tư và tài chính được lưu trữ và cập nhật liên tục, rõ ràng, đảm bảo tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.

- Không bị giới hạn về không gian và thời gian: Với khả năng làm việc trực tuyến, việc quản lí dự án có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị di động, giúp các thành viên cùng tham gia dự án cập nhật được tình hình triển khai một cách chính xác, dồng bộ và xuyên suốt, kịp thời thảo luận để ra biện pháp xử lí vấn đề phát sinh, tiết kiệm thời gian và chi phí cho tập thể cũng như cho doanh nghiệp (Hình 1).

- Tăng hiệu quả làm việc của người lao động: Thành viên của dự án có thể theo dõi được tiến độ thực hiện chung của dự án, dự kiến được nhiệm vụ sắp phải thực hiện, chủ động thu xếp thời gian, đảm bảo việc tham gia thực hiện dự án.

- Tăng tính chuyên nghiệp: Việc sử dụng phần mềm quản lí dự án thể hiện được tính chuyên nghiệp của đội ngũ thực hiện dự án trong việc thống nhất số liệu xuyên suốt, nhanh chóng đưa ra giải pháp và cung cấp hệ thống văn bản báo cáo quản lí dự án trực quan.