Khi lên mạng để tra cứu điểm thi vào lớp 10, thông thường trên màn hình chỉ yêu câu nhập vài dữ liệu tối thiểu, ví dụ sau khi nhập số báo danh gần như ngay lập tức em nhận được đầy đủ thông tin họ tên, trường lớp, điểm thi cùng kết quả xét tuyển. Vậy, ngoài CSDL điểm thi cần có những gì để có thể cung cấp cho em thông tin như vậy?

*Hệ cơ sở dữ liệu tập trung:

- Toàn bộ CSDL được lưu ở một dàn máy tính (có thể bao gồm một hoặc nhiều máy được điều hành chung như một máy).

- Đặc trưng:

    + Dữ liệu được lưu trên máy tính trung tâm

    + Nhiều người dùng từ xa có thể truy cập CSDL.

- Phân loại:

    + Hệ CSDL cá nhân

    + Hệ CSDL trung tâm

    + Hệ CSDL khách chủ

 *Hệ cơ sở dữ liệu phân tán:

- Dữ liệu không lưu trữ tập trung ở một máy mà được lưu trữ ở nhiều máy trên mạng và được tổ chức thành những CSDL con.

- Đặc trưng:

    + Dữ liệu có thể được lưu trữ ở nhiều CSDL con

    + Có thể sử dụng dữ liệu ở nhiều nơi để truy vấn.

- Phân loại:

    + Hệ CSDL thuần nhất

    + Hệ CSDL hỗn hợp.

a) Nhóm chức năng định nghĩa dữ liệu

+ Khai báo CSDL với tên gọi xác định. Một hệ QTCSDL có thể quản trị nhiều CSDL.

+ Tạo lập, sửa đối kiến trúc bên trong mỗi CSDL.

+ Nhiều hệ QTCSDL cho phép cài đặt các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu để có thể kiểm soát tính đúng đắn của dữ liệu.

b) Nhóm chức năng cập nhật và truy xuất dữ liệu hay là nhóm chức năng thao tác dữ liệu với các chức năng sau:

+ Chức năng cập nhật dữ liệu, CSDL sau khi được khởi tạo chưa có dữ liệu, cần phải nhập dữ liệu vào. Theo thời gian. do biến động của thề giới thực hoặc do sai sót khi nhập dữ liệu, đữ liệu trong CSDL không cởn đúng nữa. Hệ QTCSDL cần cung cấp các chức năng thêm, xoả, sửa dữ liệu.

+ Chức năng truy xuất dữ liệu theo những tiêu chí khác nhau.

c) Nhóm chức năng bảo mật, an toàn CSDL

+ Không phải mọi hệ QTCSDL đều cung cấp công cụ để mọi người có thể dễ dàng đọc nội đung các bảng dữ liệu. Dữ liệu cần được bảo mật, chỉ cung cấp cho người có thẩm quyền. Do vậy, nhiều hệ QTCSDL cung cấp phương tiện kiểm soát quyền truy cập dữ liệu.

+ Khi nhiêu người được truy cập đông thời vào CSDL sẽ nảy sinh ra vấn đề tranh chấp dữ liệu, chẳng hạn một người đang sửa trường dữ liệu của một bản ghi thì người kia ra lệnh xoá cả bản ghi. Trong những trường hợp như vậy, hệ QTCSDL cần cung cấp chức năng kiểm soát các giao dịch đề đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.

+ Hệ QTCSDL cung cấp các phương tiện thực hiện sao lưu đự phòng (backup) để đề phỏng các sự cố gây mất dữ liệu và khôi phục dữ liệu khi cần thiết.