Thư ký thông báo cho những người tham dự cuộc họp nội bộ qua:

Hướng dẫn mọi người ngồi đúng vị trí

Tạo bầu không khí chân thành, cởi mở và biết làm dịu các tranh luận nóng bỏng

Không gây sức ép đối với người có ý kiến khác với ý kiến của lãnh đạo

Có thể phê phán ý kiến chứ không phê phán người nêu ý kiến

Đoàn chủ tịch

Nhà quản trị hành chính văn phòng, ban tổ chức

Người chủ trì hội nghị

Thư ký hội nghị

Các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ rang không chồng chéo

Các chuyến đi công tác của thủ trưởng phải đưa vào kế hoạch ( trừ trường hợp đột xuất)

Phải lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi

Tìm kiếm được cơ hội hợp tác, ký kết hợp đồng , việc thực hiện các thỏa thuận… trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quản lý…

Chuẩn bị câu hỏi, thuyết trình ( nếu có )

Phản hồi vê khả năng có tham dự được hay không

Thông báo cho người khác để cùng tham dự

Nghiên cứu chương trình nghị sự

Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán

Chuyển văn thư, giấy tờ đến các cá nhân đã được ủy quyền xử lý

Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa

Rút kinh nghiệm chuyến đi công tác