Hội nghị theo nghi thức được tiến hành qua 3 giai đoạn là

Hướng dẫn mọi người ngồi đúng vị trí

Tạo bầu không khí chân thành, cởi mở và biết làm dịu các tranh luận nóng bỏng

Không gây sức ép đối với người có ý kiến khác với ý kiến của lãnh đạo

Có thể phê phán ý kiến chứ không phê phán người nêu ý kiến

Kết thúc hội nghị nhất thiết phải có quà tặng hoặc tiệc chiêu đãi

Thư ký có trách nhiệm gửi thư cảm ơn đến những người tham dự hội nghị

Hội nghị phải có kế hoạch chi tiết, cụ thể

Tùy tính chất và số lượng khách mời để lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp

Chuẩn bị chương trình nghị sự

Đề cử chủ tịch đoàn và thư ký đoàn

Chuẩn bị chi tiết nội dung cuộc họp

Chuẩn bị kinh phí

Đoàn chủ tịch

Nhà quản trị hành chính văn phòng, ban tổ chức

Người chủ trì hội nghị

Thư ký hội nghị