Nhóm ZenTech (một nhóm các bạn của lớp 12A1) đang thực hiện dự án xây dựng Fanpage trường THPT An Thọ để quảng bá về trường. Với việc dùng sổ sách để ghi chép các công việc quản lí dự án, nhóm đã gặp nhiều khó khăn khi cần sửa đổi, cập nhật và lưu trữ thông tin. Theo em, nếu có phần mềm trợ giúp quản lí dự án thì có thể khắc phục được các khó khăn đó không? Tại sao?

Sử dụng MS Project để tạo một dự án mới với tên “Fanpage Trường THPT An Thọ”. Từ đó, thiết lập các thông tin ban đầu và lịch làm việc chung cho dự án như sau:

1. Tạo dự án mới

- Mở MS Project và chọn File > New > Blank Project.

- Đặt tên dự án: File > Info > Project Information > Advanced Properties, nhập "Fanpage Trường THPT An Thọ".

2. Thiết lập thông tin ban đầu

* Ngày bắt đầu dự án: Project > Project Information, nhập ngày bắt đầu (ví dụ: 01/06/2024).

* Lịch làm việc chung: Project > Change Working Time.

- Create New Calendar, đặt tên "Lịch làm việc Fanpage", chọn Set as default calendar.

- Trong tab Work Weeks, bấm Details, chọn các ngày làm việc (Thứ Hai - Thứ Sáu), thiết lập giờ làm việc (8:00 AM - 12:00 PM, 1:00 PM - 5:00 PM).

3. Lưu dự án: File > Save As, đặt tên tệp "Fanpage Truong THPT An Tho", bấm Save.

4. Thiết lập công việc chính

- Nhập các công việc chính trong cột Task Name:

+ Nghiên cứu và lập kế hoạch

+ Tạo nội dung và hình ảnh

+ Thiết kế và xây dựng fanpage

+ Quảng bá và tiếp thị

+ Theo dõi và phân tích kết quả

* Đặt ngày bắt đầu và kết thúc cho từng công việc.

5. Liên kết công việc

- Chọn các công việc cần liên kết.

- Task > Link the Selected Tasks (hoặc Ctrl + F2).

6. Thiết lập tài nguyên (nếu cần)

- View > Resource Sheet.

- Nhập thông tin về tài nguyên (nhân viên, loại tài nguyên).

Microsoft Project (MS Project) là phần mềm quản lý dự án của Microsoft. Các thành phần chính trên giao diện của MS Project bao gồm:

- Tracking Gantt: Biểu đồ so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu.

- Network Diagram: Sơ đồ biểu diễn mối liên kết giữa các công việc.

- Calendar View: Giao diện lịch biểu để xem và lập kế hoạch công việc theo thời gian.

- Reporting Tools: Công cụ tạo báo cáo tự động về các khía cạnh khác nhau của dự án.

- Thanh công cụ Ribbon: Chứa các tab như Task, Resource, Report, và Project để quản lý công việc, tài nguyên, tạo báo cáo, và thiết lập dự án.

- Biểu đồ Gant: Hiển thị các công việc dưới dạng thanh ngang theo dòng thời gian, giúp theo dõi tiến độ.

- Cột thông tin công việc: Bên trái biểu đồ Gantt, gồm các cột như tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, và thời gian hoàn thành.

- Timeline: Thanh trên biểu đồ Gantt, hiển thị cái nhìn tổng quan về các giai đoạn và mốc thời gian quan trọng.

- Resource Sheet: Bảng quản lý chi tiết các tài nguyên như nhân lực, vật liệu, và chi phí.