Giải chuyên đề Tin 12 Cánh diều Bài 1. Tạo lập dự án có đáp án

Nhóm ZenTech (một nhóm các bạn của lớp 12A1) đang thực hiện dự án xây dựng Fanpage trường THPT An Thọ để quảng bá về trường. Với việc dùng sổ sách để ghi chép các công việc quản lí dự án, nhóm đã gặp nhiều khó khăn khi cần sửa đổi, cập nhật và lưu trữ thông tin. Việc sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý dự án chắc chắn sẽ giúp nhóm ZenTech khắc phục được nhiều khó khăn mà họ gặp phải khi sử dụng sổ sách để ghi chép và quản lý thông tin. Vì các lý do sau: Dễ dàng sửa đổi và cập nhật thông tin,lưu trữ thông tin hiệu quả, theo dõi tiến độ và báo cáo, lịch trình và nhắc nhở, lịch sử và nhật ký thay đổi, quản lý công việc và phân công nhiệm vụ, tích hợp và cộng tác. Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án còn giúp tăng hiệu suất làm việc, cải thiện sự cộng tác và đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý dự án.

- Theo em, nhiều công việc quản lý của dự án có thể thực hiện được bằng máy tính, bao gồm: Lập kế hoạch dự án, quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và quản lý thời gian, quản lý rủi ro, giao tiếp và cộng tác, quản lý tài liệu và thông tin, báo cáo và phân tích.

- Những ưu điểm của phần mềm hỗ trợ quản lý dự án bao gồm: Tăng cường sự minh bạch và theo dõi tiến độ, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, nâng cao khả năng cộng tác, quản lý rủi ro hiệu quả hơn, tăng cường hiệu quả và tiết kiệm thời gian, cải thiện sự chính xác.

Microsoft Project (MS Project) là phần mềm quản lý dự án của Microsoft. Các thành phần chính trên giao diện của MS Project bao gồm:

- Tracking Gantt: Biểu đồ so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu.

- Network Diagram: Sơ đồ biểu diễn mối liên kết giữa các công việc.

- Calendar View: Giao diện lịch biểu để xem và lập kế hoạch công việc theo thời gian.

- Reporting Tools: Công cụ tạo báo cáo tự động về các khía cạnh khác nhau của dự án.

- Thanh công cụ Ribbon: Chứa các tab như Task, Resource, Report, và Project để quản lý công việc, tài nguyên, tạo báo cáo, và thiết lập dự án.

- Biểu đồ Gant: Hiển thị các công việc dưới dạng thanh ngang theo dòng thời gian, giúp theo dõi tiến độ.

- Cột thông tin công việc: Bên trái biểu đồ Gantt, gồm các cột như tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, và thời gian hoàn thành.

- Timeline: Thanh trên biểu đồ Gantt, hiển thị cái nhìn tổng quan về các giai đoạn và mốc thời gian quan trọng.

- Resource Sheet: Bảng quản lý chi tiết các tài nguyên như nhân lực, vật liệu, và chi phí.

- Task Form: Biểu mẫu chi tiết về công việc, cho phép nhập và chỉnh sửa thông tin cụ thể.

Sử dụng MS Project để tạo một dự án mới với tên “Fanpage Trường THPT An Thọ”. Từ đó, thiết lập các thông tin ban đầu và lịch làm việc chung cho dự án như sau:

1. Tạo dự án mới

- Mở MS Project và chọn File > New > Blank Project.

- Đặt tên dự án: File > Info > Project Information > Advanced Properties, nhập "Fanpage Trường THPT An Thọ".

2. Thiết lập thông tin ban đầu

* Ngày bắt đầu dự án: Project > Project Information, nhập ngày bắt đầu (ví dụ: 01/06/2024).

* Lịch làm việc chung: Project > Change Working Time.

- Create New Calendar, đặt tên "Lịch làm việc Fanpage", chọn Set as default calendar.

- Trong tab Work Weeks, bấm Details, chọn các ngày làm việc (Thứ Hai - Thứ Sáu), thiết lập giờ làm việc (8:00 AM - 12:00 PM, 1:00 PM - 5:00 PM).

3. Lưu dự án: File > Save As, đặt tên tệp "Fanpage Truong THPT An Tho", bấm Save.

4. Thiết lập công việc chính

- Nhập các công việc chính trong cột Task Name:

+ Nghiên cứu và lập kế hoạch

+ Tạo nội dung và hình ảnh

+ Thiết kế và xây dựng fanpage

+ Quảng bá và tiếp thị

+ Theo dõi và phân tích kết quả

* Đặt ngày bắt đầu và kết thúc cho từng công việc.

5. Liên kết công việc

- Chọn các công việc cần liên kết.

- Task > Link the Selected Tasks (hoặc Ctrl + F2).

6. Thiết lập tài nguyên (nếu cần)

- View > Resource Sheet.

- Nhập thông tin về tài nguyên (nhân viên, loại tài nguyên).

Nhóm ZenTech đã xác định danh sách các công việc chính của dự án như trong cột Task Name ở Hình 6. Sử dụng MS Project để nhập danh sách các công việc chính này.

Bước 1. Mở danh sách các công việc chính của dự án 

Trong dải lệnh Task, mở danh sách từ lệnh Gantt Chart rồi chọn lệnh Task Sheet để mở danh sách các công việc chính của dự án. 

Bước 2. Nhập tên các công việc chính của dự án

Nhập tên các công việc chính tại cột Task name trong trang tính các công việc của dự án