Khi trả lời điện thoại, bạn nên:

Bạn có thể tiết kiệm được thời gian và công sức đi lại.

Có thể có những yếu tố gây sao nhãng mà bạn không thể phát hiện ra.

Bạn cần gặp mặt trực tiếp.

Bạn không có khả năng tiếp cận với nhiều người chỉ trong một khoảng thời gian ngắn.

Trình bày một cách thân thiện.

Trình bày một cách trịnh thượng.

Chỉ cám ơn người nghe khi họ đặt câu hỏi.

Tránh giao tiếp bằng mắt.

6 giây

5 giây

3 giây

4 giây

100% thời gian nói chuyện.

90% thời gian nói chuyện.

70% thời gian nói chuyện.

50% thời gian nói chuyện.

Chỉ gọi khi bạn có hẹn trước.

Kiểm tra với người nhận để xác định thời gian thích hợp cho cuộc điện thoại.

Ngay lập tức giải thích lý do vì sao bạn gọi điện.

Đừng bao giờ thông báo cho người nhận điện thoại những thông tin mới một cách bất ngờ.

Luôn ghi rõ mục đích của thư trong mục “Tiêu đề thư” (Subject).

Sử dụng phong cách và giọng văn khác với người nhận, không bao giờ được bắt chước phong cách của họ

Trình bày một cách thoải mái vì e-mail không phải là một loại hình thư chính thức trong kinh doanh.

Quan sát ngôn ngữ cơ thể của người nghe.

Đặt các câu hỏi mở cho người nghe.

Hỏi người nghe xem họ có hiểu bạn không.

Chỉ khi nào người nghe đặt câu hỏi, bạn mới biết họ hiểu bạn.