Để đảm bảo thực hiện đúng các nghi thức cần thiết khi sử dụng điện thoại, là người gọi, bạn nên:

Bạn có thể tiết kiệm được thời gian và công sức đi lại.

Có thể có những yếu tố gây sao nhãng mà bạn không thể phát hiện ra.

Bạn cần gặp mặt trực tiếp.

Bạn không có khả năng tiếp cận với nhiều người chỉ trong một khoảng thời gian ngắn.

100% thời gian nói chuyện.

90% thời gian nói chuyện.

70% thời gian nói chuyện.

50% thời gian nói chuyện.

Luôn ghi rõ mục đích của thư trong mục “Tiêu đề thư” (Subject).

Sử dụng phong cách và giọng văn khác với người nhận, không bao giờ được bắt chước phong cách của họ

Trình bày một cách thoải mái vì e-mail không phải là một loại hình thư chính thức trong kinh doanh.

Khi bạn muốn đưa ra nhiều câu hỏi.

Khi bạn muốn nhanh chóng nhận được ý kiến trả lời về một vấn đề.

Khi bạn muốn trình bày một ý tưởng phức tạp

Khi bạn muốn tránh nói chuyện với ai đó.

Nghĩ trước hoặc chuẩn bị trước nội dung cuộc gọi.

Không chuẩn bị gì cả.

Nghĩ trước một vài câu hỏi người giao tiếp có thể sẽ hỏi.

a và c đúng

Giọng nói

Cách lựa chọn từ ngữ

Cú pháp

Điệu bộ

Ngồi hoặc đứng thẳng

Liếc nhìn chiếc đồng hồ

Không cần trình bày lại thông tin nhận được

Chỉ lắng nghe và không phản hồi