Việc soạn thảo một văn bản hành chính có thể gặp phải tình trạng ‘văn bản rỗng’ (empty document) khi nào?

Văn bản do cơ quan ban hành và văn bản do cơ quan nhận

Văn bản do cơ quan ban hành và văn bản do cơ quan khác gửi đến

Văn bản nội bộ và văn bản công khai

Văn bản mật và văn bản thường

Tính trang trọng.

Tính chính xác và khách quan.

Tính ngắn gọn.

Tính dễ hiểu.

Cuối văn bản, để thể hiện sự tôn trọng.

Sau Quốc hiệu và Tiêu ngữ, để xác định đối tượng nhận văn bản.

Trong phần nội dung, để nhấn mạnh người nhận.

Ở phần phụ lục, để bổ sung thông tin.

Sự thiếu chuyên nghiệp

Tính mệnh lệnh, chỉ đạo, yêu cầu của văn bản

Sự thiếu rõ ràng trong ý định của người soạn thảo

Sự tùy tiện trong hành động

Bước thẩm định

Bước trình bày

Bước xây dựng đề cương và nội dung chi tiết

Bước công bố và ban hành

Đưa ra chỉ thị cho cấp dưới.

Ghi lại diễn biến, kết quả của một cuộc họp, hội nghị, hoặc một sự kiện nào đó.

Thông báo về một sự kiện sắp diễn ra.

Yêu cầu giải trình từ một cá nhân.

Làm cho văn bản trông dài hơn và ấn tượng hơn

Giúp người đọc dễ dàng theo dõi, nắm bắt các ý chính và tra cứu thông tin

Tăng tính thẩm mỹ và nghệ thuật cho văn bản

Thể hiện sự phân cấp và quyền hạn của người soạn thảo