Giải chuyên đề Tin 12 CTST Bài 1.4. Báo cáo dự án có đáp án

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, với vai trò người quản lí dự án, em phải thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện đến Ban chấp hành Đoàn trường. Để Ban chấp hành Đoàn trường có thể nắm thông tin một cách đầy đủ, ngắn gọn và nhanh chóng, em sẽ tập trung báo cáo những nội dung cụ thể sau:

- Tiến độ thực hiện dự án: Báo cáo về tiến độ thực hiện các nhiệm vụ trong dự án, đánh giá xem liệu các nhiệm vụ có hoàn thành đúng tiến độ hay không.

- Các điều chỉnh và thay đổi: Thông báo về bất kỳ điều chỉnh nào về ngân sách, tài nguyên, hoặc lịch trình mà dự án cần thực hiện để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.

- Các vấn đề nổi bật và rủi ro: Phản ánh các vấn đề nổi bật hoặc rủi ro đang ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng dự án, đề xuất biện pháp để giải quyết.

- Chi phí thực hiện dự án: Báo cáo về chi phí thực hiện dự án, so sánh với chi phí dự kiến ban đầu và giải thích bất kỳ khoản chi phí nào vượt quá dự tính.

-  Đề xuất từ Ban chấp hành Đoàn trường:  Nếu cần, đưa ra các đề xuất cụ thể với Ban chấp hành Đoàn trường để giúp dự án tiến hành một cách thuận lợi hơn.

1. Các mẫu báo cáo quản lí dự án quan trọng:

Báo cáo quản lí dự án là một nhiệm vụ quan trọng, giúp nhà đầu tư và người quản lí dự án có thể đánh giá nhanh, da chiều về tình hình thực hiện, chi phí và tiến độ. Nội dung tài liệu báo cáo quản lí dự án cung cấp thông tin tổng quan và chi tiết về tình trạng hiện tại của dự án, xem là chính thái  tại thời báo cáo.

Tuy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, nhà đầu tư có thể yêu cầu người quản lí dự án tại

dự án báo cáo quản lí dự án mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng hoặc theo từng mốc thời gian cụ thể. Thông qua nội dung báo cáo, các bên liên quan đến dự án có thể cập nhật tiến độ thực hiện dự án cũng như những vấn đề phát sinh của dự án.

2. Tùy vào mục đích sử dụng, một báo cáo quản lí dự án có thể bao gồm những nội dung sau:

- Tổng quan dự án: Thời gian (bắt đầu, kết thúc); Tỉ lệ hoàn thành; Tổng số giờ làm việc; Chi phí và Ghi chú.

- Tiến độ thực hiện dự án: Thông tin nhiệm vụ đã hoàn thành, Nhiệm vụ đang thực hiện và Nhiệm vụ cần chuẩn bị thực hiện.

- Quản lí tài nguyên: Thông tin tình hình phân bố tài nguyên.

- Quản lí chi phí: Thông tin chi phí đã sử dụng, So sánh chi phí thực tế với dự toán. Đánh giá: So sánh kết quả đạt được của dự án với mục tiêu dự kiến lúc dầu.

-  Để xuất: Những nội dung cần hỗ trợ thực hiện

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, việc sử dụng phần mềm quản lí dự án ProjectLibre đã giúp ích cho em như thế nào trong công tác quản lí tiến độ thực hiện, kiểm soát tài nguyên, chi phí?

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, việc sử dụng phần mềm quản lí dự án ProjectLibre đã giúp ích cho em trong công tác quản lí tiến độ thực hiện, kiểm soát tài nguyên, chi phí như sau:

- Quản lí song song nhiều dự án cùng lúc: Phần mềm quản lí dự án cho phép người quản lí có cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án đang phụ trách và theo dõi tiến độ của từng dự án một cách dễ dàng.

- Quản lí tài nguyên một cách dễ dàng: Thông qua phần mềm quản lí dự án, tình hình nhân sự, vật tư và tài chính được lưu trữ và cập nhật liên tục, rõ ràng, đảm bảo tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.

- Không bị giới hạn về không gian và thời gian: Với khả năng làm việc trực tuyến, việc quản lí dự án có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị di động, giúp các thành viên cùng tham gia dự án cập nhật được tình hình triển khai một cách chính xác, dồng bộ và xuyên suốt, kịp thời thảo luận để ra biện pháp xử lí vấn đề phát sinh, tiết kiệm thời gian và chi phí cho tập thể cũng như cho doanh nghiệp (Hình 1).

- Tăng hiệu quả làm việc của người lao động: Thành viên của dự án có thể theo dõi được tiến độ thực hiện chung của dự án, dự kiến được nhiệm vụ sắp phải thực hiện, chủ động thu xếp thời gian, đảm bảo việc tham gia thực hiện dự án.

- Tăng tính chuyên nghiệp: Việc sử dụng phần mềm quản lí dự án thể hiện được tính chuyên nghiệp của đội ngũ thực hiện dự án trong việc thống nhất số liệu xuyên suốt, nhanh chóng đưa ra giải pháp và cung cấp hệ thống văn bản báo cáo quản lí dự án trực quan.

Báo cáo quản lí dự án Xây đựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương với những nội dung sau:

a) Tổng quan dự án:

Website là nền tảng giới thiệu di tích lịch sử trực tuyến ở địa phương. Dự án bao gồm các giai đoạn từ thu thập thông tin, thiết kế giao diện, nhập nội dung, đến kiểm tra, bảo trì và quảng bá.

b) Tiến độ thực hiện dự án:

- Thu thập thông tin về mục tiêu và đối tượng phục vụ.

- Dự thảo chi tiết gồm tính năng, các trang chính, tên miền và nền tảng phát triển web.

- Thiết kế giao diện.

- Nhập nội dung.

- Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm.

- Bảo mật website.

- Kiểm tra và thử nghiệm.

c) Báo cáo tình hình phân bổ tài nguyên:

Tài nguyên nhân lực được phân bổ như sau:

- Thu thập thông tin: 01 người.

- Thiết kế: 03 người (100% thời gian)

- Nội dung: 01 người (100% thời gian)

- Quảng bá:01 người (100% thời gian).

d) Báo cáo chi phí thực hiện dự án:

Chi phí dự án gồm: Lương nhân viên; Phí dịch vụ lưu trữ; Phí tên miền; Chi phí khác (in ấn, marketing).

e) Đánh giá tình hình thực hiện dự án: Dự án đang được thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra ban đầu. Không có vấn đề phát sinh.s

g) Đề xuất:

Dựa trên tình hình hiện tại, đề xuất những điều sau:

- Tăng cường quảng bá để đảm bảo website được tiếp cận nhiều người hơn.

Lập báo cáo dự án cụ thể như sau:

1. Kích  hoạt phần mềm

2. Mở tệp dự án đã lưu sau khi hoàn thành ở Bài 1.3

3. Xem báo  cáo tổng quan của dự án, lưu lại. Trong dải lệnh View, chọn Report, phần  mềm chuyển đến giao diện xem báo cáo tổng quan.

Lập bảo cáo quản lí dự án cho dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em. Trình bày cho các bạn để nghe nhận xét đóng góp về khả năng hoàn thành của dự án với dự kiến chi phí, thời gian thực hiện, qua đó có những chỉnh sửa phù hợp như sau:

1. Tổng quan dự án:

Dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường là nền tảng trực tuyến để giới thiệu về trường học, các hoạt động giáo dục.

2. Tiến độ thực hiện dự án:

- Thu thập thông tin về mục tiêu và đối tượng phục vụ.

- Thiết kế giao diện website.

- Nhập nội dung chính và các thông tin liên quan.

- Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm và bảo mật website.

- Kiểm tra và thử nghiệm chức năng của website.

- Chỉnh sửa dựa trên phản hồi và đóng góp từ các bên liên quan.

- Quảng bá và triển khai website vào hoạt động.

3. Báo cáo tình hình phân bổ tài nguyên nhân lực:

- Thu thập thông tin: 01 người (100% thời gian)

- Thiết kế: 3 người (100% thời gian)

- Nội dung: 1 người (100% thời gian)

- Quảng bá: 01 người (100% thời gian)

4. Báo cáo chi phí thực hiện dự án:

Chi phí dự án gồm  có:  Lương nhân viên, phí dịch vụ lưu trữ, tên miền, in ấn, quảng bá.

5. Đánh giá tình hình thực hiện dự án:

Dự án đang tiến hành theo kế hoạch và tiến độ dự kiến. Không có vấn đề phát sinh.

6. Đề xuất: (nếu có)

- Đề xuất xây dựng một kế hoạch bảo trì và cập nhật thường xuyên cho website sau khi triển khai.