Giải chuyên đề Tin 12 CTST Bài 1.1. Dự án và phần mềm quản lí dự án có đáp án

Nhóm của em quyết định thực hiện Công trình Thanh niên với nội dung Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương. Sẽ có những thách thức có thể xảy ra trong quá trình triển khai Công trình Thanh niên này. Những thách thức này cần được nhận diện và lập kế hoạch giải quyết từ trước để đảm bảo Công trình Thanh niên thành công. Đó là:

- Việc thu thập thông tin chi tiết, chính xác về di tích lịch sử có thể gặp khó khăn. Nguồn tài liệu có thể phân tán, không đầy đủ hoặc không dễ dàng truy cập, hoặc thu thập mật nhiều thời gian. Ngoài ra, khi thu thập cần phải đảm bảo thông tin đã thu thập là đáng tin cậy và đã được kiểm chứng.

- Thời gian, nhân lực và tài chính để thực hiện dự án có thể bị hạn chế. Muốn xây dựng một website chất lượng, cần phải có đủ nguồn lực để hoàn thành các công việc từ thu thập thông tin, thiết kế, lập trình, cho đến quản lý nội dung và quảng bá website.

- Sau khi website hoàn thành, việc quảng bá để thu hút người dùng cũng là nhiệm vụ lớn. Cần xây dựng kế hoạch quảng bá hiệu quả để website được biết đến rộng rãi và thu hút sự quan tâm của mọi người.

- Có thể khó khăn trong việc tạo giao diện thân thiện với người dùng, tối ưu hóa hiệu suất website, đảm bảo tính tương thích trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau.

- Cần phải có kế hoạch dài hạn và cam kết tiếp tục duy trì dự án sau khi hoàn thành để nâng cấp, bảo trì website.

- Cần phải áp dụng các biện pháp bảo mật để tránh các rủi ro về an ninh mạng trên website.

- Các thành viên trong quá trình thực hiện cũng cần phải phối hợp tốt, giao tiếp rõ ràng và cùng nhau giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Việc xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương nhằm thực hiện Công trình Thanh niên có thể được coi là một dự án. Vì dựa vào các yếu tố sau:

- Có mục tiêu cụ thể: Mục tiêu của dự án là tạo ra một website cung cấp thông tin về di tích lịch sử, giúp nâng cao nhận thức và sự hiểu biết của cộng đồng về giá trị lịch sử và văn hóa của di tích.

- Có phạm vi công việc rõ ràng: Dự án gồm có các công việc như thu thập thông tin, thiết kế và xây dựng website, kiểm tra và hoàn thiện website, và cuối cùng là quảng bá website đến mọi người.

- Có kế hoạch và quản lý: Dự án xây dựng website cần có một kế hoạch chi tiết, bao gồm các bước, các công việc cụ thể, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên, đồng thời quản lý tiến độ thực hiện để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn cho phép.

- Có thời gian thực hiện cụ thể từ khi lên kế hoạch, triển khai các công việc cho đến khi hoàn thành và đưa vào sử dụng.

- Có nguồn lực xác định: Dự án cần các nguồn lực như: về nhân lực (thành viên trong nhóm), tài chính và thời gian để thực hiện.

- Kết quả cuối cùng của dự án là một website hoạt động có đầy đủ thông tin diện mạo theo yêu kế hoạch.

Bạn Nam tự xây dựng và duy trì một trang mạng xã hội cá nhân để lưu trữ các nội dung kiến thức hay, bổ ích và chia sẻ cho nhiều người. Tuy nhiên toàn bộ quá trình xây dựng và duy trì trang mạng xã hội cá nhân của bạn Nam không được coi là một dự án theo định nghĩa chính thống về quản lý dự án vì những lí do sau:

- Không có thời hạn cụ thể: Việc bạn Nam duy trì trang cá nhân có thể diễn ra liên tục hoặc đứt quãng mà không có thời hạn kết thúc rõ ràng.Một dự án thường phải có thời gian thực hiện cụ thể, từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành.

- Nguồn lực không cố định: Dự án thường yêu cầu nguồn lực xác định về nhân lực, tài chính và thời gian. Bạn Nam có thể tự mình thực hiện các công việc mà không cần đến sự phân bổ nguồn lực phức tạp. Việc duy trì một trang mạng xã hội cá nhân có thể không cần đến kế hoạch chi tiết về nguồn lực như vậy.

- Phạm vi và mục tiêu liên tục thay đổi: Bạn Nam có thể liên tục cập nhật và thay đổi nội dung theo thời gian mà không có một kế hoạch chi tiết từ đầu đến cuối. Trong khi một dự án thường có mục tiêu cụ thể và phạm vi công việc rõ ràng, việc xây dựng và duy trì trang mạng xã hội cá nhân có thể không có điểm kết thúc xác định.

- Không có kết quả cuối cùng cố định: Mặc dù trang cá nhân của bạn Nam có thể đạt được một số kết quả nhất định trong một khoảng thời gian nhất định nhưng đây không phải là kết quả cuối.

Tìm hiểu và giới thiệu với các bạn về thông tin của phần mềm Project Libre:

- Đơn vị phát triển: Đây là chương trình được phát triển từ năm 2012 bởi cộng đồng The ProjectLibre nhằm hỗ trợ người dùng theo dõi tiến độ các dự án của họ.

- Miễn phí hay thương mại: Đây là phần mềm miễn phí. Mục tiêu của ProjectLibre là cung cấp phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở và miễn phí trên toàn thế giới và cung cấp các tính năng quản lý dự án toàn diện.

- Điểm nổi bật:

+Nó có hỗ trợ cho Microsoft Project 2010.

+Cho phép quản lý giá trị kiếm được

+ Biểu đồ Gantt

+Biểu đồ PERT.

+Sơ đồ cấu trúc phân tích tài nguyên.

+Sơ đồ kết cấu sự cố công việc.

+Báo cáo sử dụng công việc

+Nhập và xuất sang Microsoft Project 2010.

+Impresión

+Xuất sang PDF

+Giao diện người dùng dựa trên ruy-băng mới.

+Hỗ trợ đầy đủ cho Microsoft Project 2010.

- Hướng phát triển trong tương lai:

+ Mục tiêu của ProjectLibre là cung cấp phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở và miễn phí trên toàn thế giới và cung cấp các tính năng quản lý dự án toàn diện.

+ Công ty đang phát triển phiên bản ProjectLibre Cloud, cho phép quản lý dự án trực tuyến trên nền tảng đám mây, giúp người dùng có thể truy cập và quản lý dự án từ bất kỳ đâu.

+ Dự kiến, Project Libre sẽ tập trung vào việc phát triển cộng đồng người dùng và cung cấp các tài liệu, hướng dẫn sử dụng chi tiết hơn để hỗ trợ người dùng tốt hơn.

+ Project Libre sẽ tiếp tục cải tiến các tính năng hiện có và bổ sung những tính năng mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng.

Chuẩn bị các nội dung để khởi tạo một dự án mới với tên Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em bằng phần mềm ProjectLibre như sau:

1. Mục tiêu của dự án

- Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em bao gồm các thông tin về lịch sử nhà trường, đội ngũ giáo viên, học sinh, cơ sở vật chất, các hoạt động, thành tích của trường.

- Hoàn thiện thiết kế giao diện website trong 2 tháng.

- Hoàn thiện các chức năng cơ bản của website trong 1 tháng.

- Kiểm tra, thử nghiệm và tinh chỉnh website trong 1 tháng.

- Ra mắt website chính thức sau 4 tháng kể từ khi bắt đầu dự án.

2. Phạm vi dự án

- Tìm hiểu, thu thập tài liệu về trường.

- Thiết kế giao diện website.

- Phát triển chức năng cho website  ví dụ như: trang chủ, trang giới thiệu đội ngũ giáo viên, học sinh, cơ sở vật chất, trang hoạt động, trang liên hệ…

- Kiểm tra, thử nghiệm và sửa lỗi.

- Quảng bá website.

3. Nhân lực và phân công nhiệm vụ

* Nhân lực:

- Quản lý dự án: 1 người

- Nhân viên kiểm thử: 2 người

- Nhân viên viết nội dung: 2 người

- Thiết kế giao diện: 2 người

- Lập trình viên: 3 người

* Phân công nhiệm vụ:

- Quản lý dự án: Lên kế hoạch xây dựng website và giám sát tiến độ của dự án.

- Nhân viên viết nội dung: Thu thập và biên soạn thông tin, viết bài.

- Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện trang web.

- Lập trình viên: Viết các chức năng của website.

- Nhân viên kiểm thử: Kiểm tra thử nghiệm và phát hiện lỗi, đề xuất giải pháp.

4. Lên kế hoạch dự án trong ProjectLibre

- Hoàn thiện thiết kế giao diện website trong 2 tháng.

- Hoàn thiện các chức năng cơ bản của website trong 1 tháng.

- Kiểm tra, thử nghiệm và tinh chỉnh website trong 1 tháng.

- Ra mắt website chính thức sau 4 tháng kể từ khi bắt đầu dự án.

5. Lên lịch trình công việc và các mốc thời gian:

Lên lịch trình cho từng công việc cụ thể, xác định thời gian bắt đầu và kết thúc, đảm bảo các công việc liên quan được hoàn thành đúng hạn.

6. Quản lý rủi ro

- Xác định rủi ro: có thể xảy ra một số rủi ro như sau: thiếu nhân lực, thiếu tài chính, chậm tiến độ, lỗi kỹ thuật, …

- Biện pháp giảm thiểu rủi ro: Từ những dự báo rủi ro trên, lập phương án dự phòng. Nếu có rủi ro thực sự, tiến hành họp, đưa ra phương án tối ưu, thống nhất xử lý rủi ro 1 cách kịp thời.

7. Báo cáo và đánh giá

- Thường xuyên cập nhật tiến độ công việc cho các bên có liên quan.

- Sau khi hoàn thành dự án, tiến hành đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu, rút kinh nghiệm cho các dự án khác.

1. Kích hoạt phần mềm ProjectLibre.

2 Khởi tạo dự án: Nhập các dữ liệu để khởi tạo dự án Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương như Hình 2.

3 Ở khung làm việc bên trái, em nhập tên các nhiệm vụ vào các ô ở cột Name (Tên), nhập thời gian thực hiện vào các ô tương ứng ở cột Duration (Thời gian thực hiện) như ở Hình 4. Mặc định, mỗi nhiệm vụ đều được phần mềm ProjectLibre đặt thời gian thực hiện là 1 ngày (từ 08g00 đến 17g00).

4. Để các nhiệm vụ được thực hiện một cách tuần tự, thời gian kết thúc của nhiệm vụ này trước thời gian bắt đầu của nhiệm vụ kia, em thực hiện việc liên kết các nhiệm vụ bằng phần mềm ProjectLibre như sau: Ở khung làm việc bên trái, nháy chọn nhiệm vụ Thu thập thông tin (dòng 2), nhấn giữ phím Ctrl rồi nháy chọn nhiệm vụ Thiết kế (dòng 3), trong dải lệnh Task, nháy chọn nút lệnh “. Link (Liên kết) để liên kết hai nhiệm vụ. Phần mềm ProjectLibre sẽ đặt nhiệm vụ ở dòng trên hoàn thành trước nhiệm vụ ở dòng dưới. Thực hiện tương tự với các nhiệm vụ còn lại. Kết quả như ở Hình 5.

Lưu ý: Sau khi thực hiện liên kết các nhiệm vụ, quan sát khung làm việc bên trái, ở cột Predecessors (Nhiệm vụ hoàn thành trước), giá trị tại dòng 3 sẽ là 2 (nhiệm vụ dòng 2 hoàn thành trước khi thực hiện nhiệm vụ dòng 3). Em cũng có thể nhập trực tiếp giá trị vào ô này để thực hiện việc liên kết các nhiệm vụ tương ứng.

Quan sát biểu đồ Gantt ở khung làm việc bên phải, phần mềm ProjectLibre biểu diễn các thời gian thực hiện nhiệm vụ với những quy ước sau:

Hình thoi: các cột mốc;

Hình chữ nhật màu đỏ: những nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian kết thúc của dự án;

Hình chữ nhật màu xanh: những nhiệm vụ không ảnh hưởng đến thời gian kết thúc. Quan sát biểu đồ Gantt, em có thể thấy được thử tự thực hiện các nhiệm vụ, mối quan hệ ràng buộc giữa các nhiệm vụ và thông tin về tài nguyên được phân bổ cho từng nhiệm vụ.

6 Để thực hiện lưu trữ tệp quản lí dự án, trong dải lệnh File, nháy chọn biểu tượng save . Trong hộp thoại Save (Hình 6), chọn địa điểm lưu trữ tập, đặt tên tệp là Xây dựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương pod. Sau đó nháy chọn Save.